Utbildningshandläggare inriktning tentamensadministration

Är du fenomenal på struktur och gillar högt tempo? Då kanske du passar på Högskolans tentamensadministration

Högskolan i Halmstad skapar värden, driver innovation samt utvecklar människor och samhälle för framtiden. Ända sedan starten 1983 har Högskolan präglats av nytänkande och samverkan med samhället. Högskolan har ett brett utbildningsutbud med många populära utbildningsprogram. Campus är modernt och välutrustat, och ligger nära både resecentrum och Halmstads trevliga stadskärna.

Vi söker nu en utbildningshandläggare med inriktning tentamensadministration med placering vid avdelningen för Utbildningsstöd. Utbildningsstöd är en central avdelning inom Högskolans verksamhetsstöd med cirka 50 medarbetare som ansvarar för all studieadministration och studentsupport, både centralt och mot akademin. Avdelningen är organiserad i fyra grupper: studiestöd, studentnära stöd, studieadministration och International Office.

Arbetsuppgifter
Som tentamensadministratör är du en nyckelperson i att säkerställa att både digitala och fysiska tentamina genomförs rättssäkert, effektivt och med hög kvalitet. Du arbetar nära kollegor och tillsammans ansvarar ni för den administrativa processen kring tentamen – från planering till genomförande och uppföljning.

Arbetsuppgifterna innebär att hantera fasta rutiner, konkreta mål och deadlines och är till stor del styrt av regler och interna policys men de frågor som uppstår har inte alltid givna svar. Du behöver kunna växla mellan olika tidsperspektiv och ha förmåga att se både detaljer och helhet. 

Arbetet följer studentens läsår och intensifieras under tentamensperioderna då arbetsbelastningen är periodvis hög. Det betyder att i vissa perioder är det lugnare och vi fokuserar på långsiktigt arbete, rutiner och processer, medan vi i andra perioder har ett högre tempo och arbetar mot korta deadlines.

De huvudsakliga arbetsuppgifterna är:

• Administration av tentamensprocessen bla genom att planera tentamensschemat, vilket inkluderar tider, salar och antal platser; hantera anmälningar från studenter; begära in och skriva ut/publicera skriftliga och digitala tentor.
• Administration och information om digital och skriftlig tentamen inkl support till lärare och studenter.  
• Rekrytering, utbildning, planering, arvodeshantering och löpande kommunikation med våra tentamensvärdar.
• Kommunikation med lärare, administratörer, studenter och personal på övriga stödfunktioner.
• Delta och driva administrativa och digitala utvecklingsprocesser och förbättringsåtgärder inom tentamensadministrationen.

Högskolan bedriver även utbildning på Campus Varberg vilket innebär att arbete kan komma att utföras på plats även där. Arbete på kvällar och helger förekommer i viss mån i samband med tentamensperioderna.

Kvalifikationer
Vi söker dig som:

• har högskoleutbildning motsvarande kandidatexamen inom område som Högskolan bedömer lämpligt.
• har god förmåga att kunna uttrycka dig muntligt och skriftligt på svenska och engelska.
• har god datorvana, du behärskar tex Office-paketet obehindrat och har en grundläggande systemförståelse.
• har erfarenhet av att arbeta med administration, tex att handlägga ärenden efter en förutbestämd rutin.

Det är meriterande om du har någon av följande erfarenheter:

• erfarenhet av arbete med administration på en myndighet eller offentlig verksamhet.
• erfarenhet av att digitalisera administrativa processer
• erfarenhet av att ha arbetat med systemet Inspera.

Viktiga förmågor:
För att fungera och trivas i denna roll ska du som person vara

• Strukturerad genom att du planerar, organiserar och prioriterar ditt arbete på ett effektivt sätt. Du sätter upp och håller tidsramar.
• Självgående genom att du tar ansvar för dina arbetsuppgifter och själv planerar ditt arbete och driver dina egna processer vidare.
• Har god samarbetsförmåga genom att du arbetar bra med andra människor och relaterar dig till andra på ett lyhört sätt.
• Serviceinriktad genom att du är lugn, uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande. Du har intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och anstränger dig för att leverera lösningar.
• Stresstålig genom att vara lugn, stabil och kontrollerad i stressituationer eller pressade situationer.

Stor vikt kommer att fästas vid den personliga lämpligheten.

Villkor
Tjänsten är en tillsvidareanställning. Provanställning kan komma att tillämpas.

Övrigt
Vi värdesätter de kvaliteter som jämn könsfördelning och mångfald tillför verksamheten. Vi ser därför gärna sökande med olika bakgrund, kön, funktionalitet och inte minst livserfarenhet.

Fakta om Högskolan
Jobba på Högskolan i Halmstad

Vill du vara vår nya kollega? Välkommen med din ansökan!